LÀM VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP GIA ĐÌNH
Đây vào một tình huống rất phổ biến nhưng cũng cực kỳ phức tạp trong các doanh
nghiệp gia đình truyền thống: bạn là người chịu trách nhiệm trên danh
nghĩa, nhưng không có thực quyền và cũng không có quyền kiểm soát thực sự với
nhân sự cấp dưới. Đây là một kiểu “quản lý ảo” (figurehead manager), nơi
mà vai trò quản lý chỉ đúng trên giấy tờ – còn quyền lực thực sự lại thuộc về
các thành viên trong gia đình sáng lập.
Dưới
đây là hướng tiếp cận và các bước cụ thể bạn có thể cân nhắc để vừa giữ được
vị trí, vừa dần xây dựng được quyền lực thực tế:
🔍
1. Hiểu rõ vị trí của mình trong hệ thống quyền lực thực tế
- Bạn không có quyền quyết định –
nhưng bạn có quyền kiến nghị, phân tích và đưa ra phương án hành động
rõ ràng.
- Người ra quyết định thật sự là
nhóm “gia đình”: Tổng GĐ, Phó Tổng (chồng), 2 Phó Tổng khác.
- Bạn không thể đối đầu – mà phải
chọn cách “kéo về phía mình” thông qua: minh bạch – logic – và giúp
họ thấy được lợi ích của việc bạn nắm hệ thống.
📌
2. Đặt lại nền tảng quản lý: Bắt đầu bằng "công khai & quy trình"
➤
Hành động:
- Tạo bảng phân công công việc
chi tiết cho 2 nhân sự hiện tại (dưới
dạng bạn “hỗ trợ sắp xếp” thay vì “ra lệnh”).
- Tên file: PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC
HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰ (Kèm quy trình – biểu mẫu)
- Mục tiêu: minh bạch ai làm gì,
trách nhiệm nào – nhưng trình dưới dạng đề xuất gửi Phó Tổng xem xét,
không áp đặt.
➤
Lợi ích:
- Họ thấy bạn đang sắp xếp, hỗ
trợ vận hành rõ ràng, không tranh quyền.
- Tạo cơ sở để sau này bạn yêu
cầu báo cáo, kiểm tra công việc trên cơ sở “đã phân công rồi”.
🧩
3. Làm bản KẾ HOẠCH TRIỂN KHAI HỆ THỐNG – GẮN LỢI ÍCH CHO LÃNH ĐẠO
Gợi ý tiêu đề:
“Đề
xuất xây dựng hệ thống nhân sự bài bản để hỗ trợ Ban Lãnh đạo kiểm soát nhân
lực tốt hơn”
Nội dung gồm:
- Hiện trạng: phân tán, không có
hệ thống, khó quản lý chung.
- Giải pháp: xây bộ quy trình –
biểu mẫu – checklist – dashboard theo vòng đời nhân sự.
- Lợi ích: tiết kiệm thời gian
Ban Lãnh đạo, hỗ trợ ra quyết định (ví dụ: khi cần kỷ luật, tăng lương,
tuyển thêm).
Lưu ý khi trình:
- Gắn mỗi ý kiến với lợi ích cho
một Phó Tổng nào đó.
- Ví dụ: Phó Tổng phụ trách vận
hành => nói đến kiểm soát ngày công – hiệu quả.
- Phó Tổng chuyên tài chính =>
nói về minh bạch C&B – chi phí lao động.
- Tổng GĐ => nói về văn hóa
công ty, giữ người giỏi.
📊
4. Thiết lập cơ chế báo cáo – Không ép, mà “gợi mở”
Vì
không thể ép nhân viên báo cáo bạn, bạn hãy:
- Thiết lập mẫu báo cáo tuần/tháng,
gửi group chung có cả Phó Tổng.
- Nói với nhân viên: “Chị tổng
hợp để làm báo cáo tuần gửi Ban lãnh đạo, không liên quan kiểm soát gì
đâu.”
- Sau 1-2 tháng bạn sẽ biết rõ ai
làm gì – làm được gì, rồi mới ra tay chỉnh sửa.
🧠
5. Xây dựng “quyền lực mềm” – bằng chuyên môn và uy tín
- Bạn cần chọn một vài vấn đề
tồn đọng – không ai làm rõ, và đứng ra giải quyết triệt để: ví
dụ xây lại hệ thống hồ sơ nhân sự, báo cáo ngày phép chính xác, lập kế
hoạch đào tạo,...
- Từ đó, bạn tạo được hình ảnh
“người có chuyên môn – làm được việc – không có ý tranh quyền”.
💡
Tóm tắt chiến lược:
|
Giai đoạn |
Việc cần làm |
Mục tiêu |
|
1.
Giai đoạn "cài đặt" |
Làm
bảng phân công – checklist – mẫu quy trình |
Tạo
minh bạch, chuẩn hóa |
|
2.
Giai đoạn “đồng thuận” |
Gửi
báo cáo có đính kèm lãnh đạo |
Ép
nhẹ sự phối hợp qua báo cáo chung |
|
3.
Giai đoạn "có kết quả" |
Đề
xuất nhỏ cải tiến hệ thống |
Gây
uy tín và tăng quyền ảnh hưởng |
|
4.
Giai đoạn “nắm quản lý thực tế” |
Cải
tiến quản trị nhân sự: dashboard, báo cáo phân tích nhân sự, KPI bộ phận |
Kiểm
soát thực tế thông qua số liệu, hệ thống |
tình huống này là một điển hình của “doanh nghiệp gia đình chưa chuyển
đổi”, nơi văn hóa quản trị vẫn dựa trên trực giác, cảm xúc và quan hệ cá nhân, thay vì hệ thống,
luật và tiêu chuẩn chuyên môn. Trong môi trường như vậy, việc bạn mang tư duy
hệ thống và luật pháp đến sẽ gặp phản ứng
ngầm hoặc bị xem là “rườm rà, lý thuyết, cứng nhắc” – đây là một rào
cản rất thực tế.
⚠️ Vấn đề trọng tâm bạn đang gặp:
1.
Không có quyền ra quyết định – mà phải sống trong “hệ
thống nhiều sếp” với góc nhìn cảm tính.
2.
Không ai quan tâm đến đúng/sai về luật – chỉ cần việc
chạy được.
3.
Nhân sự không tôn trọng vai trò quản lý của bạn – vì
bạn không phải “người nhà” và không có quyền lực thực tế.
✅ Chiến lược sống sót và từng bước
tạo ảnh hưởng:
🔹 1. Chuyển từ tư
duy “xây hệ thống để quản lý” sang “xây hệ thống để giúp sếp”
Không
nói “phải có quy trình vì đúng luật”
➜
Mà nói: “nếu không có quy trình, sếp sẽ gặp rắc rối với công nhân, BHXH, công
đoàn, hoặc kiểm tra”.
🟢 Chuyển ngôn ngữ
từ "chuẩn hóa" sang "giảm rủi ro cho công ty".
🟢 Không phản biện trực tiếp, mà đề
xuất để “tham khảo – dễ xử lý hơn”.
🔹 2. Chọn 1–2
“nỗi đau cụ thể” của lãnh đạo để dần thâm nhập
Bạn không thể thay đổi tư duy, nhưng bạn có thể giải quyết vấn đề cụ thể mà họ hay bị “kêu ca”
như:
·
Công nhân nghỉ
không lý do, không có dữ liệu ngày công
·
Không ai tổng hợp
hồ sơ bảo hiểm đầy đủ, bị BHXH cảnh báo
·
Khó kỷ luật ai đó
vì thiếu bằng chứng – giấy tờ
·
Lao động bỏ việc,
không bàn giao
🟢 Chọn 1-2 cái
đó, giải quyết thật tốt → chứng minh bằng việc.
🔹 3. Thay đổi
phương pháp: đừng tham mưu như văn bản, mà tham mưu bằng ví dụ cụ thể
Sai lầm thường thấy là: mình làm quy trình, biểu mẫu xong mới trình.
Cách hiệu quả hơn là:
·
Lấy một trường hợp thực tế vừa xảy ra, sau đó đề
xuất quy trình X có thể giúp tránh rối
loạn như vừa rồi.
·
Đừng gọi là “quy
trình”, gọi là “cách làm tạm để tránh sai
sót”.
·
Sau 2-3 lần họ
thấy hữu ích, bạn mới nói “em hệ thống hóa lại thành quy trình nhé?”
🟢 Vừa tránh bị phản ứng “mày lý thuyết”, vừa giúp bạn
dần xây hệ thống mà không bị chống đối.
🔹 4. Không đụng
vào vấn đề chính trị – chỉ tập trung hành chính kỹ thuật
Ở các công ty gia đình, nếu bạn để lộ mục tiêu “kiểm soát – xây hệ
thống để có tiếng nói”, bạn sẽ vô hình bị
cô lập.
Hãy trung thành với vai trò hỗ
trợ – kỹ thuật – hỗ trợ pháp lý, và né khỏi mấy chuyện:
·
Tổ chức lại nhân
sự
·
Đánh giá hiệu quả
nhân viên
·
Đề xuất loại bỏ
ai đó
🟢 Tạo hình ảnh “đội
hỗ trợ cho lãnh đạo” – không phải “người kiểm soát hệ thống”.
🔹 5. Lặng lẽ xây
nền, đừng đợi được giao quyền
Xây hệ thống quản trị nhân sự không cần ai cho phép.
Bạn có thể lặng lẽ lập các hệ thống sau:
·
Bảng phân công
công việc (để biết ai làm gì)
·
Dashboard theo
dõi nhân sự (dữ liệu cá nhân – hợp đồng – phép – ngày công)
·
Mẫu đơn – mẫu
biểu – form xử lý các vấn đề hay gặp (đơn xin nghỉ, cảnh cáo, tăng lương…)
🟢 Dù chưa dùng được, nhưng khi có chuyện, bạn mở ra đúng lúc, sẽ gây ấn tượng.
✳️ Gợi ý cụ thể bạn nên
triển khai ngay:
|
Hạng
mục |
Mục
tiêu |
Lợi
ích |
Kèm
gì? |
|
✅ Bảng phân công công việc 2 nhân sự HCNS |
Xác định ranh giới rõ ràng |
Dễ kiểm soát, không đụng nhau |
Kèm checklist |
|
✅ Mẫu báo cáo tuần/tháng phòng HCNS |
Nắm bắt việc làm thực tế |
Tạo lý do chính đáng để hỏi thông
tin |
Gửi group có Phó Tổng |
|
✅ Bản đề xuất xây dựng hệ thống HR “phiên bản nhẹ” |
Tạo cơ sở đề xuất mà không quá học
thuật |
Lãnh đạo thấy hữu ích, dễ chấp nhận |
Viết ngắn gọn, theo kiểu “giúp xử
lý nhanh gọn” |
|
✅ Bộ 5 SOP cơ bản (tuyển dụng – tiếp nhận – quản lý HSNS
– nghỉ việc – xử lý vi phạm) |
Có sẵn tài liệu hệ thống hóa |
Khi cần xử lý thật thì lôi ra
dùng |
Gắn ví dụ tình huống thực tế |
✅ BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC – PHÒNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ (Phiên bản đề xuất)
Công ty TNHH Chánh Thu
Người quản lý phụ trách: Trưởng
phòng HCNS
Tình trạng thực hiện: Dự thảo đề xuất
1.
Thông tin nhân sự
|
STT |
Họ
tên |
Chức
danh |
Thâm
niên |
Phụ
trách chính |
Ghi
chú |
|
1 |
Nguyễn Văn A |
Nhân viên Nhân sự |
>1 năm |
Nhân sự (trừ tính lương) |
Tổng hợp công, tiếp nhận yêu cầu
từ C&B SG |
|
2 |
Trần Thị B |
Nhân viên Hành chính |
>2 năm |
Hành chính tổng hợp |
Phối hợp các công việc hỗ trợ |
2.
Phân công công việc theo chức năng
|
Mảng công việc |
Nội dung chi tiết |
Người phụ trách |
Tần suất |
Biểu mẫu / công cụ hỗ
trợ |
|
1. Hồ sơ nhân sự |
Lưu trữ, cập nhật, rà soát định kỳ |
Nguyễn Văn A |
Hàng tháng |
Mẫu danh sách hồ sơ nhân sự |
|
2. Tuyển dụng |
Thực hiện theo kế hoạch, đăng
tin, lọc hồ sơ, mời phỏng vấn |
Nguyễn Văn A |
Theo nhu cầu |
Mẫu yêu cầu TD, phiếu đánh giá |
|
3. Hợp đồng lao động |
Soạn thảo, gia hạn, theo dõi thời
hạn |
Nguyễn Văn A |
Hàng tháng |
Mẫu HĐLĐ, file theo dõi HĐ |
|
4. Tiếp nhận nhân sự mới |
Hướng dẫn, bàn giao, cập nhật hệ
thống |
Nguyễn Văn A |
Khi có nhân sự mới |
Biểu mẫu tiếp nhận |
|
5. Theo dõi công – phép – tăng ca |
Nhận dữ liệu từ chấm công – tổng
hợp – gửi C&B SG |
Nguyễn Văn A |
Tuần/tháng |
File tổng hợp công |
|
6. Bảo hiểm xã hội |
Soạn hồ sơ, làm việc với BHXH |
Nguyễn Văn A |
Khi phát sinh |
Hồ sơ tham gia BHXH |
|
7. Kỷ luật – nghỉ việc |
Soạn QĐ, biên bản, cập nhật hệ thống |
Nguyễn Văn A |
Khi phát sinh |
Bộ mẫu XLKL/Nghỉ việc |
|
8. Hành chính tài sản |
Theo dõi cấp phát – mua sắm – sửa
chữa tài sản |
Trần Thị B |
Hàng tháng |
File theo dõi tài sản |
|
9. Văn phòng phẩm – đồng phục |
Kiểm kê, mua sắm, cấp phát |
Trần Thị B |
Tháng/quý |
Mẫu phiếu cấp phát |
|
10. Văn bản, lưu trữ hành chính |
Soạn, trình ký, lưu trữ, công văn
đến/đi |
Trần Thị B |
Hàng tuần |
Sổ văn thư |
|
11. Quản lý văn phòng – lễ tân – vệ sinh |
Điều phối tạp vụ, lễ tân, hỗ trợ
tổ chức sự kiện |
Trần Thị B |
Hàng tuần |
Kế hoạch sự kiện |
|
12. An toàn – phòng cháy chữa cháy |
Theo dõi kiểm tra, hồ sơ định kỳ |
Trần Thị B |
Quý |
File theo dõi PCCC |
|
13. Phối hợp các báo cáo |
Gộp thông tin, hỗ trợ báo cáo tổng
hợp lên Ban TGĐ |
Cả 2 – phối hợp |
Tuần/tháng |
File báo cáo tổng hợp |
3. Checklist theo dõi công việc
hằng tuần/tháng
🗓️ Checklist tuần
(nháp mẫu) – dùng Google Sheet / Excel
|
Tuần |
Tên
nhân viên |
Việc
đã làm |
Việc
đang làm |
Việc
chưa hoàn thành |
Ghi
chú |
|
Tuần 25 |
Nguyễn Văn A |
Đã tổng hợp công tháng 6 |
Soạn hợp đồng mới |
Chưa hoàn tất hồ sơ BHXH cho NV
nghỉ |
Chờ giấy tờ |
|
Tuần 25 |
Trần Thị B |
Mua VPP đợt 2 |
Cập nhật kiểm kê đồng phục |
Chưa hoàn công văn lưu trữ tháng |
— |
|
STT |
Tên
việc |
Người
thực hiện |
Kết
quả |
Ghi
chú |
|
1 |
Cập nhật toàn bộ hồ sơ nhân sự |
Nguyễn Văn A |
Hoàn thành |
— |
|
2 |
Mua sắm – cấp phát văn phòng phẩm |
Trần Thị B |
Đã cấp phát đủ |
Đang làm biên bản |
🔸 Ghi chú cho trình lãnh đạo:
·
Đây là bảng phân công đề xuất để dễ theo dõi – không
thay đổi quyền chỉ đạo của Ban Lãnh đạo.
·
Dùng để hỗ trợ
kiểm tra việc đã làm – chưa làm – từ đó xử lý nhanh khi có phát sinh.
·
Sau 1–2 tháng vận
hành thử, sẽ tiếp tục điều chỉnh.
📋 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC – NHÂN VIÊN NHÂN SỰ
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Chức danh: Nhân viên Nhân sự
Báo cáo cho: Trưởng phòng HCNS (và phối hợp với bộ phận C&B Sài Gòn)
|
STT |
MẢNG CÔNG VIỆC |
NỘI DUNG CHI TIẾT |
TẦN SUẤT |
CÔNG CỤ / BIỂU MẪU |
|
1 |
Quản lý hồ sơ nhân sự |
Thu thập, lưu trữ, cập nhật hồ sơ
lao động đầy đủ theo quy định |
Hàng tháng |
DS hồ sơ, file hồ sơ mềm |
|
2 |
Tuyển dụng |
Nhận nhu cầu tuyển – đăng tin – lọc
hồ sơ – mời phỏng vấn – tiếp nhận |
Theo phát sinh |
Phiếu yêu cầu TD, phiếu phỏng vấn |
|
3 |
Hợp đồng lao động |
Soạn, trình ký, theo dõi thời hạn,
gia hạn hợp đồng |
Hàng tháng |
Mẫu HĐLĐ, DS theo dõi HĐ |
|
4 |
Tiếp nhận nhân sự mới |
Chuẩn bị hồ sơ – hướng dẫn hội nhập
ban đầu – phân công người kèm cặp |
Khi có NV mới |
Mẫu tiếp nhận, checklist hội nhập |
|
5 |
Tổng hợp công – phép – tăng ca |
Nhận dữ liệu từ chấm công, tổng hợp
gửi C&B |
Tuần / tháng |
File Excel tổng hợp công |
|
6 |
Theo dõi ngày phép |
Cập nhật phép năm – nghỉ không
lương – nghỉ chế độ |
Hàng tháng |
Bảng theo dõi phép |
|
7 |
BHXH – chế độ |
Soạn hồ sơ tăng/giảm – nghỉ thai
sản – ốm đau – làm việc với cơ quan BHXH |
Khi phát sinh |
Bộ hồ sơ BHXH |
|
8 |
Thủ tục nghỉ việc |
Hướng dẫn NV nghỉ việc – chuẩn bị
QĐ – bàn giao – thanh toán |
Khi phát sinh |
QĐ nghỉ việc, checklist bàn giao |
|
9 |
Vi phạm – kỷ luật |
Soạn thảo biên bản – phối hợp xử
lý kỷ luật |
Khi phát sinh |
Biên bản – QĐ kỷ luật |
|
10 |
Báo cáo nhân sự |
Hỗ trợ tổng hợp số liệu báo cáo
tháng/quý/năm |
Tháng/quý |
File báo cáo nhân sự |
|
11 |
Phối hợp nội bộ |
Hỗ trợ nhân viên hành chính trong
các sự kiện, công việc phối hợp chung |
Khi cần |
— |
📋 BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC – NHÂN
VIÊN HÀNH CHÍNH
Họ và tên: Trần Thị B
Chức danh: Nhân viên Hành chính
Báo cáo cho: Trưởng phòng HCNS
|
STT |
MẢNG CÔNG VIỆC |
NỘI DUNG CHI TIẾT |
TẦN SUẤT |
CÔNG CỤ / BIỂU MẪU |
|
1 |
Văn phòng phẩm |
Đề xuất, kiểm kê, mua sắm, cấp
phát, lưu hồ sơ |
Tháng/quý |
Phiếu cấp phát – DS tồn kho |
|
2 |
Quản lý tài sản – công cụ |
Theo dõi sử dụng – hỏng hóc – sửa
chữa – mua mới |
Hàng tháng |
File theo dõi tài sản |
|
3 |
Đồng phục |
Tập hợp size – đặt may – cấp phát
– lưu danh sách |
Năm/đợt |
Phiếu cấp phát đồng phục |
|
4 |
Văn thư – lưu trữ |
Tiếp nhận, trình ký, đóng dấu,
lưu trữ hồ sơ nội bộ |
Hàng tuần |
Sổ văn thư – file lưu công văn |
|
5 |
Công văn đến/đi |
Ghi sổ – phân phối – lưu trữ –
scan nội bộ (nếu có) |
Khi có phát sinh |
Mẫu sổ công văn |
|
6 |
Tạp vụ – vệ sinh – văn phòng |
Quản lý chất lượng dịch vụ vệ
sinh, nước uống, cây xanh,… |
Hàng tuần |
Check checklist VP |
|
7 |
Sự kiện nội bộ |
Hỗ trợ tổ chức sinh nhật, họp, tiệc
cuối năm,... |
Theo kế hoạch |
Kế hoạch sự kiện nội bộ |
|
8 |
An toàn – PCCC |
Theo dõi kiểm tra – gia hạn PCCC
– hồ sơ an toàn |
Quý / năm |
DS kiểm tra, sổ PCCC |
|
9 |
In ấn – photocopy |
Đặt in biểu mẫu, quản lý máy in,
tiếp mực, bảo trì |
Theo phát sinh |
— |
|
10 |
Hỗ trợ nhân sự |
Phối hợp hỗ trợ công tác tiếp nhận,
nghỉ việc, chấm công |
Khi có phát sinh |
— |
|
11 |
Báo cáo hành chính |
Tổng hợp báo cáo mua sắm, chi
phí, tồn kho, đề xuất |
Tháng/quý |
File tổng hợp báo cáo |
📄 MẪU BÁO CÁO TUẦN – NHÂN VIÊN NHÂN SỰ
Tên nhân sự: Nguyễn Văn A
Bộ phận: Nhân sự
Tuần: … / Tháng … / Năm …
|
STT |
Công việc thực hiện |
Tình trạng |
Kết quả đạt được |
Khó khăn / Kiến nghị |
|
1 |
Tổng hợp công tháng 6 (lần 1) |
Đang thực hiện |
Đã nhận dữ liệu 80% |
Còn thiếu dữ liệu tổ sơ chế |
|
2 |
Soạn hợp đồng cho 2 NV mới |
Hoàn thành |
Đã ký, bàn giao bản cứng |
— |
|
3 |
Cập nhật hồ sơ nghỉ việc |
Hoàn thành |
Đã lưu đủ bản bàn giao |
— |
|
4 |
Hướng dẫn tiếp nhận NV mới |
Hoàn thành |
NV mới đã hội nhập xưởng |
Đề xuất thêm bảng hướng dẫn nội
quy |
📄 MẪU BÁO CÁO TUẦN – NHÂN VIÊN
HÀNH CHÍNH
Tên nhân sự: Trần Thị B
Bộ phận: Hành chính
Tuần: … / Tháng … / Năm …
|
STT |
Công việc thực hiện |
Tình trạng |
Kết quả đạt được |
Khó khăn / Kiến nghị |
|
1 |
Mua sắm văn phòng phẩm đợt 2 |
Hoàn thành |
Đã cấp phát đầy đủ |
Đề xuất tủ lưu VPP riêng |
|
2 |
Cập nhật kiểm kê tài sản |
Đang thực hiện |
Đã kiểm kê xong khu hành chính |
Chờ lịch kiểm kê nhà xưởng |
|
3 |
Sắp xếp hồ sơ lưu trữ |
Hoàn thành |
Đã phân loại theo quý |
Cần thêm kệ tài liệu |
|
4 |
Quản lý nước uống – cây xanh |
Hoàn thành |
Kiểm tra chất lượng OK |
— |
📊 MẪU BÁO CÁO THÁNG – NHÂN VIÊN
NHÂN SỰ
Tên nhân sự: Nguyễn Văn A
Tháng: … / Năm …
Tổng kết công việc chính theo phân công
|
MẢNG CÔNG VIỆC |
TÌNH TRẠNG |
KẾT QUẢ NỔI BẬT |
VẤN ĐỀ / ĐỀ XUẤT |
|
Hồ sơ nhân sự |
Đã cập nhật 95% |
Tăng thêm 3 bộ hồ sơ đầy đủ |
Còn thiếu CMT gốc của 1 NV |
|
Tuyển dụng |
Thực hiện 2 đợt |
Tuyển 3 NV chính thức |
Cần nâng hạn mức chi phí |
|
Hợp đồng lao động |
Gia hạn 5 HĐ |
Hoàn tất đúng hạn |
— |
|
BHXH – Chế độ |
Xử lý 2 hồ sơ |
Thai sản, ốm đau |
Cần cập nhật biểu mẫu mới |
📊 MẪU BÁO CÁO THÁNG – NHÂN VIÊN
HÀNH CHÍNH
Tên nhân sự: Trần Thị B
Tháng: … / Năm …
Tổng kết công việc chính theo phân công
|
MẢNG CÔNG VIỆC |
TÌNH TRẠNG |
KẾT QUẢ NỔI BẬT |
VẤN ĐỀ / ĐỀ XUẤT |
|
VPP – đồng phục |
Hoàn thành đầy đủ |
Cấp phát VPP quý 2, đồng phục mới |
Đề xuất sớm thu size cho đợt tới |
|
Tài sản hành chính |
Đã kiểm kê 80% |
Phát hiện 2 máy in cần sửa |
Gửi đề xuất sửa chữa |
|
Lưu trữ hồ sơ |
Phân loại theo quý |
Đã lưu trữ đủ 6 tháng |
— |
|
Sự kiện – nội bộ |
Không phát sinh |
— |
Đề xuất tổ chức sinh nhật quý |
📘 MẪU BÁO CÁO TUẦN CHI TIẾT – NHÂN VIÊN NHÂN SỰ
Họ và tên: Nguyễn Văn A
Chức danh: Nhân viên Nhân sự
Tuần: 24 (17–22/06/2025)
Người duyệt: Trưởng phòng HCNS
1.
Tổng hợp công việc theo mảng
|
Mảng công việc |
Công việc cụ thể đã
thực hiện |
Kết quả / Số liệu |
Trạng thái |
Khó khăn / Ghi chú |
|
Tuyển dụng |
- Nhận yêu cầu tuyển 2 NV đóng
gói |
- 12 hồ sơ lọc được |
Đang tuyển |
Ứng viên xin mức lương cao hơn
ngân sách |
|
Tiếp nhận nhân sự mới |
- Hướng dẫn hội nhập cho 1 NV QC
mới |
Đã tiếp nhận hoàn chỉnh |
Hoàn thành |
Thiếu bảng hướng dẫn nội quy cụ
thể cho NV mới |
|
Hợp đồng lao động |
- Soạn HĐLĐ cho 2 NV chính thức |
5 HĐ đã in và ký |
Hoàn thành |
Còn 1 NV đang thiếu hồ sơ CMND bản
sao công chứng |
|
Theo dõi công – phép |
- Nhận dữ liệu từ tổ trưởng sản
xuất |
Đã tổng hợp 85% |
Đang thực hiện |
Tổ sơ chế báo thiếu phiếu tăng ca
ngày 15–16/6 |
|
BHXH – chế độ |
- Làm hồ sơ nghỉ ốm cho 1 công
nhân nữ |
Đã gửi BHXH bản mềm, chờ xác nhận |
Đang xử lý |
Cần cập nhật biểu mẫu mới theo
yêu cầu BHXH |
|
Nghỉ việc |
- Hướng dẫn bàn giao cho 1 NV nghỉ
việc |
Đã thu hồ sơ đầy đủ |
Hoàn thành |
Chưa nhận bàn giao thiết bị từ bộ
phận kỹ thuật |
2. Tổng hợp đề xuất trong tuần
|
Nội dung đề xuất |
Mục tiêu |
Lợi ích |
|
Chuẩn hóa mẫu bảng hướng dẫn nội
quy hội nhập |
Hỗ trợ NV mới dễ thích nghi |
Giảm thời gian hướng dẫn lặp lại |
|
Cập nhật biểu mẫu BHXH nội bộ |
Đáp ứng yêu cầu kiểm tra hồ sơ |
Tránh bị cơ quan BHXH trả hồ sơ |
|
Xây dựng “phiếu xác nhận công
tháng” của tổ trưởng sản xuất |
Hạn chế thiếu sót dữ liệu tăng ca |
Rút ngắn thời gian tổng hợp công |
📘 MẪU BÁO CÁO TUẦN CHI TIẾT – NHÂN
VIÊN HÀNH CHÍNH
Họ và tên: Trần Thị B
Chức danh: Nhân viên Hành chính
Tuần: 24 (17–22/06/2025)
Người duyệt: Trưởng phòng HCNS
1. Tổng hợp công việc theo mảng
|
Mảng công việc |
Công việc cụ thể đã
thực hiện |
Kết quả / Số liệu |
Trạng thái |
Khó khăn / Ghi chú |
|
Văn phòng phẩm |
- Tổng hợp nhu cầu VP cho khối sản
xuất + văn phòng |
Đã cấp cho 5 tổ, 2 bộ phận |
Hoàn thành |
Đơn giá tăng so với tháng trước |
|
Tài sản hành chính |
- Kiểm kê khu vực VP – nhà ăn |
92% khu vực đã kiểm kê xong |
Đang thực hiện |
Cần hỗ trợ kiểm kê nhà xưởng vì
thiếu người |
|
Công văn – hồ sơ lưu trữ |
- Tiếp nhận 3 công văn đến từ Ban
LĐ |
Hồ sơ đã đóng sổ – ký lưu trữ |
Hoàn thành |
— |
|
Tạp vụ – vệ sinh – nước uống |
- Kiểm tra chất lượng nước bình +
hệ thống vệ sinh nhà WC |
6 bình hỏng, đã báo NCC thay |
Hoàn thành |
Cần điều chỉnh lịch giao nước
tránh giờ cao điểm |
|
Sự kiện – nội bộ |
- Lên danh sách NV sinh nhật
tháng 6 |
Đã gửi danh sách, chờ duyệt kế hoạch |
Đang trình |
Cần ngân sách từ Phó Tổng |
|
Phối hợp hành chính – nhân sự |
- Hỗ trợ cấp phát đồng phục cho 2
NV mới |
Hoàn tất đúng thời điểm |
Hoàn thành |
— |
2. Đề xuất hành chính tuần này
|
Nội dung đề xuất |
Mục tiêu |
Lợi ích |
|
Làm tủ riêng cho văn phòng phẩm +
cấp phát theo định kỳ |
Gọn gàng, dễ kiểm tra |
Tiết kiệm chi phí mua lặp |
|
Mua thêm 1 kệ sắt lưu trữ hồ sơ
2024 |
Tránh để hồ sơ trên bàn / thùng
carton |
Gọn văn phòng, tăng tính chuyên
nghiệp |
|
Lập phiếu yêu cầu in ấn nội bộ mẫu
chuẩn |
Giảm sai sót, thiếu sót khi in
văn bản |
Tiết kiệm thời gian xử lý văn bản |
