truongphongnhansukhanh2020: TRƯỞNG PHÒNG HCNS TIẾP NHẬN CÔNG VIỆC

TRƯỞNG PHÒNG HCNS TIẾP NHẬN CÔNG VIỆC

Nắm bắt, đánh giá và triển khai công việc một cách hệ thống, chiến lược và phù hợp thực tiễn là vô cùng quan trọng.

I. GIAI ĐOẠN TIẾP NHẬN – ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG (Tuần 1 – 2)

STT	Nhiệm vụ chính	Nội dung cụ thể
1	Tiếp nhận công việc	Xem xét bàn giao từ người tiền nhiệm (nếu có), hồ sơ, dữ liệu, các quy chế, quy định hiện hành
2	Hiểu tổ chức	Tìm hiểu sơ đồ tổ chức, văn hóa doanh nghiệp, lĩnh vực sản xuất kinh doanh, đặc thù công nhân, cơ cấu nhân sự
3	Đánh giá hệ thống nhân sự	Đánh giá sơ bộ hệ thống: hồ sơ nhân sự, hợp đồng, quy trình tuyển dụng, chấm công, lương thưởng, bảo hiểm
4	Rà soát hệ thống quản trị HCNS	Kiểm tra các quy trình: tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, khen thưởng – kỷ luật, nghỉ việc, lưu trữ hồ sơ…
5	Kiểm tra pháp lý lao động	Rà soát hợp đồng lao động, nội quy, thỏa ước LĐ, chính sách BHXH, ATLĐ, và các tuân thủ khác theo Bộ luật LĐ

II. GIAI ĐOẠN TỔ CHỨC LẠI – CỦNG CỐ HỆ THỐNG (Tuần 3 – Tháng 2)

STT	Nhiệm vụ chính	Nội dung cụ thể
6	Đề xuất sơ đồ tổ chức và nhân sự phòng HCNS	Kiểm tra cơ cấu nhân sự phòng ban: có đủ năng lực, vai trò rõ ràng chưa? Cần bổ sung gì?
7	Chuẩn hóa quy trình & biểu mẫu nhân sự	Xây dựng lại hoặc hoàn chỉnh hệ thống SOP, mã hóa quy trình theo vòng đời nhân sự
8	Xây dựng hệ thống báo cáo và dữ liệu nhân sự	Tạo file hoặc phần mềm quản lý nhân sự, báo cáo tháng/quý/năm về số lượng, biến động, hiệu suất
9	Kiểm soát hành chính	Rà soát công tác hành chính: văn thư lưu trữ, đồng phục, tài sản, vệ sinh môi trường, ATLĐ, an ninh, hậu cần
10	Xây dựng kế hoạch đào tạo & phát triển	Lập kế hoạch đào tạo nội bộ, phát triển đội ngũ quản lý cấp trung, đội ngũ kế cận

III. GIAI ĐOẠN PHÁT TRIỂN & CHIẾN LƯỢC NHÂN SỰ (Từ tháng thứ 3 trở đi)

STT	Nhiệm vụ chính	Nội dung cụ thể
11	Phát triển hệ thống chính sách nhân sự	Xây dựng thang bảng lương, chế độ thưởng – phạt, phúc lợi, quy chế nội bộ
12	Xây dựng văn hóa doanh nghiệp	Gắn kết nhân sự, xây dựng truyền thông nội bộ, hoạt động phong trào
13	Tư vấn chiến lược nguồn nhân lực cho BGĐ	Đề xuất chính sách giữ chân người tài, cải thiện năng suất lao động
14	Ứng dụng công nghệ HR	Đề xuất triển khai phần mềm nhân sự, chấm công, tính lương (nếu công ty phát triển quy mô)
15	Kiểm soát rủi ro lao động	Kiểm tra và dự phòng các rủi ro về tranh chấp lao động, an toàn lao động, khiếu nại, nghỉ việc tập thể

📌 Tài liệu cần yêu cầu/phải có ngay:

🎯 TỔNG THỂ MỤC TIÊU 90 NGÀY

Giai đoạn	Thời gian	Mục tiêu chính
Giai đoạn 1 – Hiểu	Tuần 1–4	Hiểu công ty, văn hóa, hệ thống nhân sự hiện tại
Giai đoạn 2 – Hệ thống	Tuần 5–8	Chuẩn hóa quy trình, biểu mẫu, hệ thống báo cáo
Giai đoạn 3 – Hành động	Tuần 9–12	Đề xuất cải tiến, triển khai các kế hoạch ưu tiên

Mục tiêu: Nắm bắt hiện trạng công ty & phòng nhân sự

Tuần	Hoạt động chính	Kết quả cần đạt
Tuần 1	Nhận bàn giao công việc, tài liệu, hồ sơ nhân sự	Nắm được toàn bộ quy định, nội quy, hợp đồng, hồ sơ…
Tuần 2	Gặp gỡ Ban Giám đốc, quản lý các phòng ban	Hiểu chiến lược, kỳ vọng, và điểm nghẽn hiện tại
Tuần 3	Khảo sát quy trình hiện tại (HC – NS)	Báo cáo đánh giá thực trạng: mạnh/yếu, thiếu/hợp pháp
Tuần 4	Rà soát pháp lý lao động, ATLĐ, nội quy, quy chế	Đề xuất cần chỉnh sửa/hoàn thiện gì gấp

Mục tiêu: Chuẩn hóa – Hoàn chỉnh hệ thống

Tuần	Hoạt động chính	Kết quả cần đạt
Tuần 5	Xây dựng hoặc rà soát sơ đồ tổ chức phòng HCNS	Đề xuất phân công nhân sự – vị trí – chức năng rõ ràng
Tuần 6	Xây dựng các quy trình theo vòng đời nhân sự	Quy trình chuẩn: tuyển dụng – tiếp nhận – quản lý – nghỉ việc
Tuần 7	Thiết kế bộ biểu mẫu hành chính – nhân sự chuẩn	Biểu mẫu mã hóa theo quy chuẩn: QT01 – BM01, BM02...
Tuần 8	Lập hệ thống báo cáo nhân sự (tháng, quý)	Mẫu báo cáo nhân sự, biến động, tăng ca, nghỉ phép, BHXH...

Mục tiêu: Triển khai, cải tiến, đề xuất chiến lược

Tuần	Hoạt động chính	Kết quả cần đạt
Tuần 9	Tổ chức đào tạo nội bộ, hướng dẫn nhân viên áp dụng quy trình mới	Nhân viên kho, tuyển dụng, HC áp dụng đúng biểu mẫu và quy trình
Tuần 10	Đề xuất cải tiến hệ thống lương thưởng, C&B, KPI	Tăng tính minh bạch – công bằng – giữ chân lao động chủ chốt
Tuần 11	Tư vấn chiến lược nhân sự trung – dài hạn cho BGĐ	Gợi ý giữ người tài, kế hoạch đào tạo nguồn kế thừa
Tuần 12	Tổng kết – Đánh giá 90 ngày – Kế hoạch 6 tháng tới	Trình báo cáo: kết quả, đề xuất tiếp theo, ngân sách, ưu tiên

Danh mục	Gợi ý công cụ
Biểu mẫu nhân sự	Bộ BM: BM01 – Phiếu yêu cầu tuyển dụng, BM02 – Phiếu tiếp nhận nhân sự, BM03 – HĐLĐ…
Quy trình chuẩn	QT01 – Tuyển dụng, QT02 – Tiếp nhận, QT03 – Chấm công, QT04 – Khen thưởng, QT05 – Nghỉ việc…
File quản lý	Excel hoặc Google Sheet: DS nhân sự, chấm công, nghỉ phép, đồng phục, thâm niên…
Báo cáo định kỳ	Báo cáo tháng: Số lượng lao động, biến động, tỷ lệ nghỉ việc, tổng quỹ lương…