Quy định về công tác phí hợp lý năm 2025
Bài viết này trình bày các quy định về công tác phí: Chứng từ cần thiết, có chịu thuế TNCN không, có được trừ khi tính thuế TNDN không (vé máy bay, lưu trú, taxi, ăn uống...), và quy định đặc biệt cho công tác phí nước ngoài và Giám đốc Công ty TNHH MTV.
1. Công tác phí là gì?
Công tác phí bao gồm các khoản chi cho người đi công tác: đi lại, phụ cấp lưu trú, thuê phòng, cước hành lý (kể cả tài liệu),...
Thời gian hưởng: Thời gian công tác thực tế theo quyết định cử đi công tác hoặc giấy mời (bao gồm ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình và thời gian đi đường).
2. Công tác phí hợp lý được trừ khi tính thuế TNDN
Theo khoản 2.9, Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, công tác phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng các điều kiện:
2.1. Điều kiện chung
Theo hóa đơn, chứng từ thực tế:
Phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp (vé máy bay, hóa đơn khách sạn, taxi, ăn uống...).
Nếu chi ≥ 20 triệu VNĐ: Phải thanh toán không dùng tiền mặt (trừ trường hợp đặc biệt dưới đây).
Phải có quyết định hoặc văn bản cử đi công tác.
Theo khoán chi:
Mức khoán chi được ghi rõ điều kiện hưởng và mức hưởng trong quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp.
Phần chi vượt mức khoán chi không được trừ.
2.2. Chứng từ cần thiết
Quyết định cử đi công tác: Ghi rõ cán bộ, nội dung, thời gian, phương tiện (Mẫu quyết định cử đi công tác).
Giấy đi đường: Có xác nhận của doanh nghiệp (ngày đi, ngày về) và nơi đến công tác hoặc nhà khách lưu trú (Mẫu giấy đi đường).
Hóa đơn, chứng từ: Vé máy bay (điện tử + thẻ lên máy bay), hóa đơn khách sạn, taxi, ăn uống... (Chi phí vé máy bay hợp lệ).
Quy chế tài chính/nội bộ: Ghi rõ điều kiện và mức khoán chi công tác phí (Mẫu quy chế lương thưởng).
Thanh toán không dùng tiền mặt (cho khoản chi ≥ 20 triệu VNĐ):
Nếu cá nhân dùng thẻ ngân hàng cá nhân thanh toán (vé máy bay, khách sạn...):
Có hóa đơn, chứng từ hợp lệ.
Có quyết định cử đi công tác.
Quy chế doanh nghiệp cho phép cá nhân thanh toán bằng thẻ cá nhân và doanh nghiệp hoàn trả.
Nếu mua vé máy bay qua website thương mại điện tử:
Chứng từ: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp.
Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay: Dùng vé máy bay điện tử + quyết định cử đi công tác + chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Tham khảo:
Công văn 3997/TCT-DNL ngày 16/09/2014.
Công văn 74162/CT-HTr ngày 20/11/2015 (Cục Thuế TP. Hà Nội).
Công văn 9867/CT-TTHT ngày 12/10/2016 (Cục Thuế TP. HCM).
Công văn 17322/CTHN-TTHT ngày 20/05/2021 (Cục Thuế TP. Hà Nội).
2.3. Mức công tác phí hợp lý
Không có quy định cụ thể về mức tối đa công tác phí.
Theo hóa đơn thực tế: Được trừ nếu phục vụ sản xuất kinh doanh và có chứng từ hợp lệ.
Theo khoán chi: Thực hiện theo quy chế nội bộ, phần vượt mức khoán chi bị loại khỏi chi phí được trừ.
3. Công tác phí có chịu thuế TNCN?
Theo tiết đ.4, điểm 2, Điều 2, Thông tư 111/2013/TT-BTC, công tác phí được miễn thuế TNCN nếu:
Theo hóa đơn thực tế: Các khoản như vé máy bay, lưu trú, taxi, ăn uống... được miễn thuế TNCN nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ sản xuất kinh doanh.
Theo khoán chi: Miễn thuế TNCN nếu đúng mức khoán chi quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, quy chế tài chính/thưởng. Phần vượt mức khoán chi chịu thuế TNCN.
Ví dụ:
Công ty quy định khoán chi công tác phí 2.000.000 VNĐ/ngày. Anh A nhận 2.300.000 VNĐ/ngày:
Miễn thuế TNCN: 2.000.000 VNĐ.
Chịu thuế TNCN: 300.000 VNĐ.
Tham khảo:
Công văn 1166/TCT-TNCN ngày 21/03/2016.
Công văn 5023/TCT-TNCN ngày 30/10/2017.
Công văn 5442/TCT-TNCN ngày 27/11/2017.
4. Công tác phí nước ngoài
Hóa đơn, chứng từ: Phải hợp pháp theo quy định nước sở tại và được dịch ra tiếng Việt (theo khoản 4, Điều 5, Thông tư 156/2013/TT-BTC).
Vé máy bay hãng nước ngoài:
Doanh nghiệp mua vé qua website: Phải khấu trừ thuế nhà thầu (2% doanh thu, không khấu trừ thuế GTGT cho vận tải quốc tế).
Chứng từ: Vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
Chi phí khác (khách sạn, ăn uống...): Được trừ khi tính thuế TNDN nếu có hóa đơn hợp lệ và phục vụ sản xuất kinh doanh.
Thuế TNCN: Miễn thuế TNCN nếu đáp ứng điều kiện miễn thuế (theo hóa đơn thực tế hoặc mức khoán chi quy định).
Tham khảo:
Công văn 70613/CT-TTHT ngày 31/10/2017 (Cục Thuế TP. Hà Nội).
Công văn 8199/CT-TTHT ngày 24/08/2017 (Cục Thuế TP. HCM).
Công văn 8965/CT-TTHT ngày 15/09/2017 (Cục Thuế TP. HCM).
5. Công tác phí của Giám đốc Công ty TNHH MTV
Tại Hà Nội (Công văn 5421/CT-TTHT ngày 16/02/2017, Cục Thuế TP. Hà Nội):
Nếu Giám đốc điều hành kiêm chủ Công ty TNHH MTV nhận công tác phí (vé máy bay, lưu trú...):
Thuế TNCN: Miễn thuế TNCN nếu được quy định trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể, hoặc quy chế tài chính/thưởng.
Thuế TNDN, GTGT: Không được khấu trừ thuế GTGT và không được trừ khi tính thuế TNDN.
Tại TP. HCM (Công văn 6989/CT-TTHT ngày 08/07/2019, Cục Thuế TP. HCM):
Công tác phí thực tế phục vụ sản xuất kinh doanh, đáp ứng điều kiện tại Điều 4, Thông tư 96/2015/TT-BTC, được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
6. Tóm tắt
Chứng từ cần thiết:
Quyết định cử đi công tác, giấy đi đường, hóa đơn/chứng từ hợp lệ, quy chế tài chính/nội bộ.
Chi ≥ 20 triệu VNĐ: Thanh toán không dùng tiền mặt.
Thuế TNCN:
Miễn thuế nếu theo hóa đơn thực tế hoặc đúng mức khoán chi quy định.
Phần vượt mức khoán chi chịu thuế TNCN.
Thuế TNDN:
Được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ hợp lệ và phục vụ sản xuất kinh doanh.
Khoán chi: Thực hiện theo quy chế nội bộ, phần vượt không được trừ.
Công tác phí nước ngoài: Hóa đơn dịch ra tiếng Việt, vé máy bay hãng nước ngoài chịu thuế nhà thầu 2%.
Giám đốc Công ty TNHH MTV:
Hà Nội: Không trừ thuế TNDN/GTGT, miễn thuế TNCN nếu quy định rõ.
TP. HCM: Được trừ thuế TNDN nếu đáp ứng điều kiện.
Tham khảo thêm: Hướng dẫn kê khai thuế nhà thầu.
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét